عندما تقرر مؤسستك تنفيذ مسعى جديد - سواء كان تصميم برنامج تدريبي جديد أو التخطيط لخدمة جديدة أو تجديد منتج موجود - يُطلق على هذا المسعى اسم مشروع. إنه يشمل الأشخاص ، والتمويل ، والموارد ، والجداول الزمنية ، والمتطلبات ، والاختبار ، والضبط الدقيق ، والنشر ، بالإضافة إلى مجموعة من الأنشطة الأخرى.
ربما تكون قد شاهدت هذه الظاهرة الآن: المشاريع مغناطيس مجازفة. لماذا هذا؟
يبدو أن هناك العديد من العوامل المعنية. إدارة مخاطر المشروع هي عملية تبدو غير مفهومة جيدًا من قبل أصحاب الأعمال ومديري المشاريع. نتيجة لذلك ، كثيرًا ما تواجه المشاريع مشاكل تتعلق بنقص الموظفين وجدولة التجاوزات وتجاوزات التكلفة والمتطلبات غير المستوفاة. تشرح هذه المقالة (الأولى من سلسلة) ستة أفخاخ شائعة ، إذا لم يتم التعرف عليها بشكل كامل ، يمكن أن تؤدي إلى مفاجآت غير سارة.
إليك ما لاحظته على مدار سنوات عديدة كقائد مشروع ومشارك:
1. يختلف كل مشروع بطريقة أو شكل أو شكل عن المشروع السابق.
إذا كانت جميع مشاريعك متطابقة تمامًا ، فيمكنك ببساطة استخدام طريقة قطع ملفات تعريف الارتباط لإخراجها دون فقدان أي نوم في الليل. على الرغم من أن المشاريع قد تشترك في بعض أوجه التشابه ، إلا أن مشروعًا جديدًا يمكن أن يقدم بسهولة العديد من العناصر الجديدة غير المألوفة التي يمكن أن تقضي تمامًا على إحساسك بالتوازن - غالبًا دون أن تدرك ذلك حتى فوات الأوان.
2. غالبا ما تكون المشاريع مقيدة بشروط محدودة.
في البداية ، قد تسمع قيودًا مثل ، "لدينا 1200 دولار وثلاثة أسابيع فقط لإكمال جميع الوحدات التدريبية الـ 18 لهذا المشروع." (ماذا؟ أنت تفكر في أنه بناءً على المتطلبات التي سمعتها حتى الآن ، يجب أن يستغرق هذا المشروع عامًا ونصفًا ويكلف ثلاثمائة ألف!)
عند الحديث عن القيود ، ليس من غير المعتاد أن يطلب رعاة المشروع أو العملاء 1) تكلفة منخفضة و 2) إنجاز سريع و 3) جودة عالية و 4) العديد من الميزات في التسليمات النهائية للمشروع. على الرغم من أنه من المفهوم الرغبة في الحصول على أكبر قيمة مقابل المال ، إلا إذا كان المشروع ينعم بجدول زمني غير محدود وميزانية غير محدودة ، تصبح المقايضات ضرورية.
عادة ما يكون من الممكن فقط تحقيق هدفين أو ثلاثة من أصل أربعة من هذه الأهداف في مشروع نموذجي. قد تؤدي المقايضات إلى تقييد عدد الميزات أو تقييد الجودة أو كليهما.
3. يقلل الناس بشكل مزمن من وقتهم وجهدهم.
سواء كان ذلك بسبب وصمة عار اجتماعية متصورة أو كرة بلورية ضبابية ، عادة ما يواجه الناس صعوبة في استنباط تقديرات واقعية للمشروع. بالنظر إلى عدد مجهول المشروع ، قد يكون التوصل إلى تنبؤات دقيقة أمرًا صعبًا. (يعرف مديرو المشاريع الأذكياء ذلك ويضيفون في كثير من الأحيان مخازن مؤقتة مشتقة من سجلات الخبرة السابقة الفعلية ، والمعروفة باسم "عوامل الفدج" ، إلى عروض أسعار المشروع.)
ولتعقيد الأمور ، غالبًا ما يشعر الناس بالضغط من أجل "تقليل الحقيقة" بشكل أكبر - أي لتقليل ما تخبرهم به حساباتهم المنخفضة بالفعل أنه يجب أن يأخذوه عند تقديم عرض. عندما تدفع الإدارة الناس إلى الاستهانة بهذه الطريقة - ربما خوفًا من خسارة المشروع - يمكن للمخاطر بسهولة أن تطغى على نجاح المشروع بل وتدمره.
4. عادة ما تكون متطلبات المشروع غامضة في البداية.
سواء كنت تتحدث إلى عميل أو رئيسك في العمل أو زملائك أو عملائك لمعرفة ما يجب أن ينتجه المشروع ، فإن كل ما يقولونه في البداية قد يبدو واضحًا مثل الجرس في بعض المجالات ولكنه سطحي للغاية في مناطق أخرى. قد يتطلب الحصول على توضيح حول الأجزاء الغامضة العديد من المحادثات مع العديد من الأشخاص ، ووقتًا أطول بكثير مما تخيله أي شخص.
5. تتغير المتطلبات باستمرار بمرور الوقت.
بعد دقيقة من قيامك بتثبيت المتطلبات بموافقة الجميع ، يبدأ "التسلل في النطاق". هذا يعني أن احتياجات المشروع قد تتوسع أو تتقلص أو تتحول إلى شيء مختلف تمامًا! تنشأ هذه المواقف لأن فعل إنشاء شيء جديد يمكن أن يؤدي إلى نتيجة (أو سلسلة من النتائج) قد تتجاوز أو تختلف عما كان الناس قادرين على تخيله في البداية. وحتى عندما يحمي الفريق من ذلك ، فإن الضغط لتضمين "الوظائف الإضافية" يمكن أن يوسع النطاق إلى ما هو أبعد من حدوده.
6. تقريبًا كل شيء آخر يتعلق بالمشروع ديناميكي!
بصرف النظر عن المتطلبات المتغيرة ، يمكن أن تتوقف أشياء أخرى كثيرة أو تبدأ أو تتقلب أثناء المشروع. قد يغادر الأشخاص ذوو الخبرة وقد يأتي أشخاص جدد على متن الطائرة. يمكن تقطيع الميزانيات. قد يتم قطع الجداول الزمنية أو - في بعض الأحيان أسوأ - تتأخر. قد تتبخر الموارد أو لا تتحقق في الأشكال الصحيحة. يمكن للسياسة التسلل وإزالة الدعم ، أو تتطلب تخطي الخطوات الحاسمة مثل الاختبار. والقائمة تطول وتطول.
كشفت دراسات المشاريع الفاشلة مدى صعوبة الكشف عن جميع العلامات الحمراء مقدمًا. التفاؤل الجامح يمكن أن يمنع كل شيء