هل ترى مؤسستك كل فرصة على أنها مشروع "يجب الفوز به" ، حتى وإن كانت غير مناسبة لمواهبك الداخلية؟ إذا كان الأمر كذلك ، فهذه إحدى وجهات النظر العديدة التي يمكن أن تعمي شركتك عن المشاكل المحتملة في المستقبل. في الجزء الأول من هذه السلسلة ، اكتشفنا كيفية التعرف على ستة فخاخ مشتركة للمشروع. الآن في الجزء الثاني ، سنراجع 10 أخطاء رئيسية يجب تجنبها (أو مخاطر الإبلاغ عنها) عند اختيار مشروعاتك وتقديرها وتوظيفها.
أولاً ، من المهم أن تدرك أن ثقافتك التنظيمية تحدد أسلوب التعامل مع المشاريع. على سبيل المثال ، هل تتوقع شركتك دائمًا من الناس أن يفعلوا المزيد بتكلفة أقل؟ هل تصر الإدارة بشكل روتيني أو توافق على جداول زمنية غير قابلة للتطبيق؟ هل يتم تشجيع أعضاء الفريق على التقليل من شأن جهودهم الواقعية؟ إذا كان الأمر كذلك ، فهذه علامات على أن مؤسستك قد يكون لديها طريقة عرض "لا بد منه للفوز بأي ثمن" للمشاريع. قد ترغب في النظر في كيف يمكن للتوقعات المثالية ولكن غير العملية أن تمهد الطريق لفشل المشروع.
على أي حال ، إذا كان عملك يواجه تحديات مع ميزانيات المشروع أو الجدول الزمني أو الجودة أو الميزات ، فحاول طرح هذه الأسئلة العشرة في المرة التالية التي تفكر فيها في مشروع ما:
1. هل المشروع غير مقنع أو غير ملائم لفريق المشروع؟
يعني الملاءمة السيئة أنه لا يندرج ضمن المجالات المهنية أو الفنية العامة التي حققت فيها شركتك إنجازات أو يتمتع زملاؤك بالخبرة فيها. لاحظ أنه إذا كانت مشاريعك تستلزم عادةً العمل مع خبراء متخصصين يقومون بتوفير المعلومات التي تحتاجها ، فهذا ليس مصدر قلق كبير.
2. هل يستلزم نطاق المشروع العمل في منطقة غير مألوفة؟
حتى لو كان ذلك مناسبًا بشكل معقول ، إذا كان المشروع يتضمن متطلبات لم يعمل بها فريقك من قبل ، فقد تكون مفرطًا في التفاؤل بافتراض أن كل شخص يمكنه الإسراع بالسرعة الكافية ليكون ناجحًا في المشروع. قد تحتاج إلى البحث عن خبرة خارجية ، على الرغم من أن هذا قد يؤدي إلى مخاطره الخاصة (انظر # 6-7 أدناه).
3. هل متطلبات المشروع ، مثل ميزات المنتج ، معقدة؟
المشروع الذي يتطلب العديد من الميزات المعقدة للتفاعل بشكل صحيح يزيد بشكل كبير من احتمال حدوث مشاكل. يمكن أن تتضمن إحدى استراتيجيات المخاطر الموافقة على الدخول التدريجي واختبار التعقيد بمرور الوقت. قد يكون آخر هو التفاوض على تقليل عدد أو صعوبة الميزات المراد إكمالها.
4. هل المتطلبات موضوعة مقابل جدول زمني صارم؟
توجد حدود زمنية من نوع ما في كل مشروع تقريبًا ، وتقود كل توقعات المشروع الأخرى تقريبًا. هل سيكون هناك وقت كافٍ لتنفيذ الميزات المطلوبة بمستوى الجودة المطلوب؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد ترغب في التفاوض على جدول أطول ، أو الموافقة على تقليل المتطلبات ، أو إدخال بعض الميزات لاحقًا. يمكنك جلب المزيد من الأشخاص ، على الرغم من أن هذا سيتضمن مزيدًا من التنسيق.
5. هل يتوفر عدد قليل جدًا من الموظفين والموارد للمشروع؟
يفقد مديرو المشاريع النوم بشكل روتيني ليلاً بسبب ما سيحدث إذا غادر أعضاء المشروع الرئيسيون. أو إذا تم قطع التمويل أو الموارد أو تأخرت بشكل كبير. ظهور اللقطات في وقت لاحق من هذا الجهد شيء ، لكن البدء بشكل غير واقعي شيء آخر. لذا حاول ألا تستخف باحتياجاتك.
6. هل هناك حاجة إلى التنسيق مع العديد من المتعاونين المختلفين؟
إن إشراك العديد من الأشخاص يعني عمليات تسليم معقدة. إذا كان مشروعك سيتضمن عميلاً أو متعاونين من جهات خارجية ، فكيف سيتفاعل الناس؟ هل يجب أن تظل جميع الأطراف على اتصال مباشر؟ أم يجب أن يكون لكل مجموعة نقطة اتصال واحدة؟ فكر أيضًا في تقسيم العمل ، ومسؤوليات كل مجموعة تجاه الآخرين.
7. هل المتعاونون الأساسيون غير مألوفين لفريق المشروع؟
إذا كان من الضروري تعيين واحد أو أكثر من المساهمين الجدد ، فهل ستتمكن من التحقق مما إذا كان بإمكانهم القيام بالمهمة؟ إذا كانت الأطراف غير المألوفة قد وسعت الحقيقة بشأن قدراتها ، فقد تكون في ورطة. إذا كانت هناك طريقة لجعلهم يثبتوا أنفسهم أولاً ، فهذا مثالي - أو أن يكون لديهم خطة طوارئ.
8. هل أعضاء فريق المشروع لا يشجعون على إثارة المخاوف؟
قبل وبعد بدء المشروع ، سيحدد أعضاء الفريق جميع أنواع التحديات. هل تريد أن يرفع الناس الرايات الحمراء عندما يرون مشاكل محتملة ، أو هل تفضل أن يلتزم الجميع الصمت ، ويحافظوا على شفتهم العليا ، ويعملون على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع إذا لزم الأمر؟ ستحدد ثقافة الفريق ما إذا كان الأعضاء يلفظون ويعالجون في الوقت المناسب العديد من المزالق التي يمكن أن تظهر على طول الطريق.
9. هل هناك دورات مراجعة واختبار غير كافية في الجدول؟
عادةً ما يمثل تخصيص الوقت الكافي لمراجعة التكرارات واختبارها تحديًا. بغض النظر عن التخطيط الأولي الخاص بك ، إذا بدأت تأخيرات المشروع في التزايد ، فما الذي يريد الناس قطعه؟ هل يمكنك تقليل الاختبار والاستمرار في تقديم الجودة؟
10. هل لا يوجد