لا توجد قاعدة ثابتة في تحديد نسبة الإدارة المناسبة للموظفين. ومع ذلك ، هناك بعض الإرشادات التي يمكن أن تساعد في إنشاء نسبة تسمح للإدارة العليا بتقييم وتقييم الإدارة ومديري الأقسام بكفاءة لتقييم وتقييم الموظفين بكفاءة. وشركة لإنشاء معايير لقياس وتحديد نسبة النموذج التي تعمل بشكل أفضل مع نموذج أعمالها.
يجب أولاً تحديد أدوار ومسؤوليات الإدارة والمشرفين والموظفين غير المشرفين. هذه بعض الاقتراحات:
تحديد مدير:
يتحمل المدير مسؤولية العمليات الإستراتيجية والتخطيط وصياغة سياسة الشركة أو توجيه عمل القسم. يمارس السلطة الإشرافية التي ليست مجرد روتينية أو كتابية بطبيعتها وتتطلب الاستخدام المتسق للحكم المستقل.
قد تشمل الواجبات الإضافية ذات الصلة ما يلي:
يدير واحدًا أو أكثر من سياسات أو برامج الشركة ،
يدير ويدير ويتحكم في مكتب فرعي محلي لشركة ،
لديه مسؤولية كبيرة في إدارة الموارد البشرية ، أو العلاقات بين شركة للجمهور أو العلاقات بين الشركة والموظفين ، أو المعلومات العامة ، أو إعداد الميزانيات وإدارتها.
تتضمن أمثلة عناوين العمل التي غالبًا ما تكون إدارية: الرئيس التنفيذي ، كبير مسؤولي العمليات ، كبير الموظفين الإداريين ، مدير القسم (لوظيفة رئيسية ، أي أنظمة المعلومات و / أو PBX).
تحديد مشرف:
المشرف هو موظف مسؤول عن العمليات اليومية وسلطة القيام أو التوصية بفعالية بمعظم الإجراءات التالية:
يؤجر،
الانضباط (خفض ، تعليق ، إنهاء) ،
المكافأة (منح زيادات الجدارة ، والترقيات ، والمكافآت) ،
تعيين / إعادة تعيين الواجبات ،
الموافقة على طلبات الإجازة ،
حل / تسوية مشاكل علاقات الموظفين ،
تقييم أداء الموظف بشكل رسمي.
تتضمن أمثلة عناوين العمل التي غالبًا ما تكون إشرافية: قائد الطاقم ، ومشرف القسم ، ومشرف العمليات ، ومدير الورديات ، ومشرف المجمع الكتابي
تحديد موظف غير مشرف:
يتحمل الموظف غير المشرف مسؤولية أداء الأنشطة اليومية وفقًا لتوجيهات الإدارة و / أو المشرف.
من وقت لآخر ، ستنقل واجبات الإشراف التقليدية إلى الموظفين. فيما يلي بعض المؤهلات التي يجب أن تساعد في تحديد ما إذا كان ينبغي اعتبار الموظف غير المشرف موظفًا مشرفًا.
المؤهلات الإشرافية:
هل يتخذ الموظف قرارات تأديبية أو قرارات مكافأة؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فإن الموظف يتصرف في دور إشرافي.
هل الموظف هو مصدر الأسئلة الصعبة والمشاكل من زملاء العمل الأقل خبرة؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فإن الموظف يتصرف في دور إشرافي.
هل يقوم الموظف بتنسيق جدول إجازات الفريق أو جدول العمل؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فإن الموظف يتصرف في دور إشرافي.
هل يقوم الموظف بتقديم تحديثات المشروع إلى المدير؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فإن الموظف يتصرف في دور إشرافي.
هل الموظف مسؤول فقط عن تقديم بيانات الأداء لتقييم أعضاء الفريق؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فإن الموظف يتصرف في دور غير إشرافي.
هل الموظف مسؤول عن التقييم الرسمي للموظفين المعينين في مشروع ما ولكنه لا يمنح طلبات الإجازة أو يتخذ قرارات التوظيف أو التوظيف العام أو يأديب أو يكافئ الموظفين؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فإن الموظف يتصرف في دور غير إشرافي.
تحديد الإدارة إلى نسبة الموظفين:
من الواضح أن وجود عدد كبير جدًا من المديرين مقارنة بالموظفين يمكن أن يعرقل عملية سياسة الإدارات ، ويخلق ارتباكًا في سلسلة القيادة ، ويقلل من واجبات المدير ذات الصلة ويمكن أن يؤدي إلى بيئة مُدارة بشكل دقيق للغاية.
يمكن أن يؤدي وجود عدد قليل جدًا من المديرين مقارنة بالموظفين إلى إعطاء الأولوية للواجبات ، ليس بترتيب الأهمية ، ولكن من أجل الوفاء بالالتزامات الموسعة. ينتج عن هذا الإجراء وضع المشاريع على الموقد الخلفي ؛ تفويض واجبات المدير التقليدية للمرؤوسين الأقل تأهيلاً وتقارير الأداء المنحرفة.
وبالتالي ، من المهم إنشاء نسبة الإدارة إلى الموظفين التي تسعى جاهدة لخلق بيئة عمل متوازنة وصحية للمديرين والمشرفين والموظفين.
هذه صيغة مقترحة لتحديد نسب الإدارة إلى الموظفين. قد تحتاج هذه الصيغة إلى التعديل وفقًا لتوقعات القسم الخاص بك.
نسبة الإدارة إلى الموظفين = [N + (S-1)] / S.
أين:
N = عدد الموظفين غير المشرفين
S = مجموع عدد المشرفين والمديرين
يستثني "S ناقص 1" المسؤول التنفيذي الأول في الشركة من اعتباره موظفًا خاضعًا للإشراف. لذلك ، بالنسبة للشركات التي يديرها أكثر من مسؤول تنفيذي واحد ، يجب استبدال "S ناقص 1" بـ "S ناقص عدد كبار المديرين التنفيذيين." على سبيل المثال ، إذا لم يكن لشركتك مدير تنفيذي ،