يجب أن نشدد أولاً على أننا هنا نتحدث عن الاستعانة بمصادر خارجية لمشاريع CAD ، وهو أسهل بكثير من الاستعانة بمصادر خارجية لتطوير البرمجيات أو خدمات تكنولوجيا المعلومات (أوضحت مقالاتي السابقة السبب).
تفترض هذه المقالة أيضًا أن اختيار موفري CAD قد اكتمل بالعناية الواجبة (الطرق موصوفة في مقالة سابقة).
كما ذكرت في تلك المقالات السابقة ، فإن أحد أهم مكونات الاستعانة بمصادر خارجية ناجحة هو إدارة المشروع الجاري بواسطتك ، كعميل. للاقتباس من هذه المقالات (هنا "المتعاقد الخارجي" تعني "المزود"):
"قد يبدو هذا واضحًا ، ولكن ربما يكون أكبر عثرة أمام الاستعانة بمصادر خارجية خارجية هو أنه بعد توقيع جميع العقود ، تتنازل الشركات عن مسؤوليتها عن المشاريع لمقدم الخدمة ..."
- ديباك كانديلوال ، ماكينزي ، في جميع أنحاء العالم
المهام في إدارة الاستعانة بالمصادر الخارجية:
(1) عليك أن تتحمل المسؤولية الأخلاقية للمشروع.
يجب أن يكون أحد كبار المسؤولين التنفيذيين هو بطل مشروع CAD. سيحتاج إلى أشخاص تقنيين وإداريين للمساعدة في المشروع ، ويجب إبلاغ هؤلاء الأشخاص بتعريفهم بشكل صريح. لنسمي هذه المجموعة من الناس "فرقة العمل".
(2) يجب أن تحدد فرقة العمل أهداف الاستعانة بمصادر خارجية CAD.
مواضيع للعنوان:
ما هي مستندات الإدخال التي ستقدمها للمزود؟ (ضع في اعتبارك الرسومات التقريبية ذات الأبعاد والمواصفات والصور الفوتوغرافية للأشياء المضمنة ، والتعليمات المكتوبة حول ما تريده في الإخراج ، ومكتبات رموز CAD ، وقواعد التصميم للعناصر غير الموجودة في مكتبات رموز CAD أو الرسومات أو الرسومات التي توضح كيفية الكائنات الموجودة في واجهة المنطقة المستهدفة مع البيئة المباشرة ، عينة من المستندات الناتجة).
ما هي منصة CAD التي تريد إنجاز العمل عليها؟
ما هي وثائق الإخراج التي تتوقعها؟
ما هو الجدول الزمني الاسبوعي للمشروع؟
في أي فترة زمنية تريد من المزود أن يرسل لك العمل الجاري؟
ما هي إجراءات قبول المنتج؟
ما هو جدول الدفع الخاص بك؟
ما هي طريقة الدفع؟ (شيك ، بطاقة ائتمان ، تحويل بنكي؟)
(3) يجب على فريق العمل وضع المستندات المذكورة أعلاه في عقد.
يجب أن يحتوي العقد أيضًا على شروط عدم إفشاء. يجب على المزود توقيع العقد وإعادته.
(4) وضع آليات اتصال قوية في المكان.
البريد الإلكتروني جيد بشرط أن تكون سعة صندوق البريد كبيرة. بدون شك يجب أن يكون لدى المزود اتصال واسع النطاق ، وإذا كانت ملفات CAD كبيرة ومتكررة ، فيجب عليك ذلك.
تعد برامج المراسلة الفورية جيدة لجلسات المناقشة.
لعمليات النقل المتكررة ذات الأحجام الكبيرة ، يجب أن يكون لدى أحدكم خادم بروتوكول نقل الملفات.
إذا كان الاتصال الصوتي مطلوبًا ، فجرّب Skype (مجانًا).
يجب أن يكون لك وللمزود حق الوصول إلى ماسح ضوئي لرقمنة الرسومات.
يجب أيضًا أن يكون لديك العنوان البريدي وأرقام الهواتف لبعضكما البعض.
(5) أن يكون لديك إجراء معمول به لحل النزاعات.
(6) بقدر الإمكان ، لا تترك الموظفين الحاليين لأنك تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية.
حدد احتياجات المهارات غير المحققة في مؤسستك عندما تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية لأول مرة. اشرح للموظفين المعنيين أنك تخطط للاستعانة بمصادر خارجية وأنك ستقوم بتدريبهم على تلك المهارات. إذا أراد البعض المغادرة ، فهم مسؤولون عن مغادرتهم وليس أنت.
(7) كن مستعدًا بخدمات ومواد الدعم لمقدمي خدماتك.
على سبيل المثال ، قد تضطر إلى إرسال ملفات الموفر بتنسيق ليس لديهم تطبيق الفتح الخاص به. يجب أن يكون لديك البرنامج والموظفون لتحويل المستند إلى تنسيق متوافق مع تطبيق الموفر.
في بداية التمرين ، سيكون لدى المزود عادةً العديد من الأسئلة الفنية. يجب أن تضم فرقة العمل موظفين تم تخصيص وقتهم بشكل خاص لتقديم الإجابات.
كن جاهزا للمساعدة بقدر ما تستطيع. هذا يبني الثقة في عقل المزود وكذلك العلاقة بينك وبين مقدم الخدمة.
(8) تطوير علاقة شراكة مع المزود.
يجب أن تكون شريكًا في تحقيق الهدف العام ... يمكن أن يكون هذا خفض التكلفة ، وتحسين العملية ، والمزيد من الوقت لأعمالك الأساسية ، والخبرة ، والمرونة وما إلى ذلك.
ناقش هذا الهدف مع مقدم الخدمة ، واسأل عن آرائه وعامله كقسم في شركتك.
المزيد من حقائق البحث: في السنة الأولى ، القضايا المهمة هي العقد وقياسات الأداء والعلاقات (بهذا الترتيب) ؛ في السنة الثالثة ، مقاييس الأداء ، العلاقات ، العقد.
(9) ميزانية لعملية الاستعانة بمصادر خارجية.
استخدم هذه الملاحظة القيمة لمساعدتك على التخطيط:
"... يشير المستخدمون النهائيون المنخرطون في الاستعانة بمصادر خارجية إلى أن المستخدمين ، في المتوسط ، ينفقون من 5 إلى 12 في المائة من إجمالي قيمة العقد على إدارة العلاقة"
- The Yankee Group (in re